Zakelijke Mail Aanmaken: 5 Redenen om Gmail te Dumpen
Je ziet het nog steeds vaak: busjes van klusbedrijven of visitekaartjes van adviseurs met een e-mailadres als bedrijfsnaam123@gmail.com of jan.jansen@ziggo.nl.
Hoewel het gratis en makkelijk is, doet het onbewust afbreuk aan je professionaliteit. Klanten vragen zich af: “Is dit wel een serieus bedrijf?” of “Is mijn data hier wel veilig?”.
Als je wilt groeien met je onderneming, is zakelijke mail aanmaken met je eigen domeinnaam (zoals info@jouwbedrijf.nl) een van de eerste en belangrijkste stappen. Hier zijn 5 redenen waarom je vandaag nog afscheid moet nemen van je gratis account.
1. Direct meer vertrouwen
Een eigen domeinnaam straalt autoriteit uit. Het laat zien dat je investeert in je bedrijf en dat je een blijvertje bent. Uit onderzoek blijkt dat klanten sneller een offerte accepteren van een professioneel e-mailadres dan van een gratis provider. Het is je digitale visitekaartje.
2. Je data is écht van jou
Bij gratis diensten betaal je vaak met je privacy. De voorwaarden van gratis providers staan vaak toe dat ze (geanonimiseerde) data gebruiken voor advertenties. Met een zakelijke oplossing zoals Microsoft Exchange Online (onderdeel van Microsoft 365) blijven jouw gegevens en die van je klanten strikt privé en beveiligd volgens de Europese AVG-wetgeving.
3. Altijd en overal synchroon
Met een professionele Exchange-mailbox is alles altijd up-to-date. Lees je een mail op je telefoon? Dan is hij ook gelezen op je laptop. Stuur je een antwoord vanaf je tablet? Dan staat het in de ‘Verzonden items’ op je PC. Geen gedoe meer met POP3-instellingen waarbij mailtjes op het ene apparaat wel staan en op het andere niet.
4. Meer dan alleen e-mail
Zakelijke mail aanmaken via Microsoft 365 betekent dat je toegang krijgt tot een heel ecosysteem. Je agenda’s zijn makkelijk te delen met collega’s, je hebt een enorm adresboek en je kunt direct vergaderingen plannen via Teams. Het is de basis voor efficiënt samenwerken.
5. Minder kans op spamfilters
Mails verstuurd vanaf gratis adressen komen vaker in de spam-box van je klanten terecht, zeker als je facturen of bijlagen meestuurt. Met een eigen domeinnaam en de juiste DNS-instellingen (zoals SPF en DKIM, die wij voor je regelen) komt je mail netjes aan waar hij hoort: in Postvak IN.
Is overstappen ingewikkeld?
Veel ondernemers stellen het zakelijke mail aanmaken uit omdat ze bang zijn dat ze hun oude e-mails kwijtraken. Je hebt immers jaren aan historie opgebouwd in je huidige Gmail of Outlook account. Het idee dat je al die mappen en contacten handmatig moet overzetten, houdt veel mensen tegen.
Gelukkig is dat nergens voor nodig. Zakelijke mail aanmaken bij ons betekent dat wij de volledige verhuizing voor onze rekening nemen. Met speciale software kopiëren we al je oude berichten, mappen en contactpersonen van je oude provider naar je nieuwe Microsoft 365 omgeving.
Tijdens deze verhuizing gaat er niets verloren en je bent gewoon bereikbaar. Je klanten merken er niets van, behalve dat ze ineens mail krijgen van een professioneel adres. Wij stellen alles zo in dat mail die nog naar je oude adres wordt gestuurd, automatisch in je nieuwe postvak binnenkomt. Zo mis je nooit een belangrijk bericht en kun je zorgeloos verder werken.
Conclusie: Een kleine investering, groot resultaat
De kosten voor een zakelijke mailbox zijn verwaarloosbaar, vaak nog geen kop koffie per maand. De winst in uitstraling, veiligheid en betrouwbaarheid is echter onbetaalbaar.
Ben je klaar om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen? Wij helpen je graag met het verhuizen van je oude mail en het instellen van je nieuwe, professionele adres.