Zakelijk mobiel abonnement: Waarom prive declareren verleden tijd is

Hoe is de mobiele telefonie binnen jouw bedrijf geregeld? Veel ondernemers kiezen in de startfase voor de makkelijkste weg: medewerkers gebruiken hun prive toestel en declareren maandelijks de kosten. Of erger nog: ze krijgen een vast bedrag per maand als onkostenvergoeding.

Hoewel dit op het eerste gezicht simpel lijkt, zorgt het op de lange termijn voor een administratieve nachtmerrie en fiscale onduidelijkheid. Bovendien loop je als bedrijf geld mis. Overstappen naar een centraal zakelijk mobiel abonnement is vaak een stuk voordeliger en efficienter dan je denkt.

In dit artikel zetten we de nadelen van declareren op een rij en laten we zien waarom een zakelijke oplossing via 4T Solutions je bedrijf verder helpt.

Het probleem met losse declaraties

Het verwerken van losse declaraties kost tijd en geld. Elke maand moet de administratie controleren of de bedragen kloppen. Daarnaast is de fiscale regelgeving rondom vergoedingen complex. Mag je het hele abonnement vergoeden of alleen de zakelijke gesprekken? En hoe zit het met de BTW?

Vaak kunnen bedrijven de BTW op prive abonnementen van medewerkers niet of slechts gedeeltelijk terugvragen. Dat is zonde, want dat scheelt direct 21% op de kosten. Bij een zakelijk mobiel abonnement staat de factuur op naam van de zaak, waardoor de BTW volledig aftrekbaar is.

5 Redenen om over te stappen naar zakelijk

Naast het fiscale voordeel zijn er nog meer redenen om te kiezen voor een centrale oplossing voor je team.

1. Inzicht en beheer

Met een zakelijke oplossing krijg je een verzamelfactuur. Je ziet in een oogopslag wat de kosten zijn per medewerker. Geen stapels bonnetjes meer, maar een overzichtelijke factuur die direct de boekhouding in kan.

2. Data delen (Pooling)

Dit is misschien wel het grootste voordeel. Bij 4T Mobile maken we gebruik van ‘pooling’. Dit betekent dat alle databundels van je medewerkers op een grote hoop gaan.

• Collega A verbruikt veel data omdat hij vaak onderweg is.
• Collega B zit veel op kantoor op de wifi en verbruikt bijna niets.
  In een prive situatie zou collega A moeten bijbetalen en houdt collega B over. Met een zakelijk mobiel abonnement vangen ze elkaar op. Je betaalt dus nooit meer voor ongebruikte data of dure buiten-de-bundel kosten.

3. Scheiding werk en prive

Hoewel medewerkers vaak een telefoon van de zaak krijgen, is het belangrijk om werk en prive in balans te houden. Met een zakelijk abonnement kun je makkelijker instellen wanneer iemand bereikbaar moet zijn. Daarnaast staat het nummer op naam van het bedrijf. Gaat een medewerker uit dienst? Dan blijft het nummer (en dus de contacten met klanten) bij het bedrijf. Bij een prive abonnement neemt de medewerker het nummer gewoon mee.

4. Betrouwbaar netwerk

Bij 4T Solutions maken we gebruik van het betrouwbare KPN-netwerk. Hierdoor ben je verzekerd van de beste dekking en de hoogste 4G en 5G snelheden, waar je ook bent in Nederland.

5. Geen BKR-registratie

Als een medewerker prive een duur abonnement met toestel afsluit, wordt dit geregistreerd bij het BKR. Dit kan invloed hebben op bijvoorbeeld het aanvragen van een hypotheek. Een zakelijk mobiel abonnement op naam van de BV heeft hier geen invloed op. Dit is een fijne secundaire arbeidsvoorwaarde voor je personeel.

Conclusie: Kies voor gemak en voordeel

Blijven aanmodderen met declaraties en losse contracten past niet bij een groeiend bedrijf. Het kost je boekhouder tijd en jou onnodig veel geld. Door alles centraal te regelen, creëer je rust en duidelijkheid.

Bij 4T Solutions bieden we flexibele abonnementen die maandelijks aanpasbaar zijn. Zo zit je nooit vast aan contracten waar je niet meer vanaf komt als je personeelsbestand krimpt of groeit.

Ben je benieuwd hoeveel jij kunt besparen door over te stappen? Bekijk de mogelijkheden van 4T Mobile of neem contact op voor een vergelijking.