SharePoint Backup: Waarom Microsoft 365 Alleen Niet Genoeg Is
Steeds meer bedrijven werken volledig in de cloud. Bestanden staan op SharePoint, teams werken samen in OneDrive en communicatie verloopt via Teams. Het voelt veilig: “Het staat toch bij Microsoft in de cloud?” Dat klopt, maar dat betekent niet dat u automatisch beschermd bent tegen dataverlies.
Microsoft garandeert de beschikbaarheid van het platform, maar u blijft zelf verantwoordelijk voor uw data. Zonder een externe SharePoint backup loopt uw organisatie onnodige risico’s.
Het Gedeelde Verantwoordelijkheidsmodel
Microsoft werkt volgens het zogenaamde ‘Shared Responsibility Model’. Dit houdt in dat zij zorgen voor de infrastructuur (de servers, de stroom, de internetverbinding), maar dat de data op die servers uw eigen verantwoordelijkheid is.
Als een medewerker per ongeluk een cruciale map verwijdert, of als een ontevreden ex-collega bestanden wist voordat hij vertrekt, kan Microsoft u vaak niet helpen. De prullenbak van SharePoint bewaart bestanden slechts tijdelijk (meestal 30 tot 93 dagen). Daarna zijn ze definitief weg. Een professionele SharePoint backup is de enige manier om deze gegevens veilig te stellen voor de lange termijn.
De gevaren van dataverlies in de cloud
Waarom zou data in de cloud verdwijnen? De praktijk leert dat de grootste gevaren niet bij Microsoft liggen, maar intern:
- Menselijke fouten: Dit is oorzaak nummer één. Iemand overschrijft per ongeluk een bestand of gooit de verkeerde map weg. Zonder SharePoint backup bent u afhankelijk van de beperkte versiegeschiedenis.
- Ransomware: Ook in de cloud kan ransomware toeslaan. Als een gesynchroniseerde lokale map besmet raakt, worden de versleutelde bestanden direct naar SharePoint geüpload. Een goede back-up laat u teruggaan naar het moment vóór de infectie.
- Licentieproblemen: Als u een licentie van een vertrekkende medewerker intrekt, verwijdert Microsoft na verloop van tijd ook de bijbehorende OneDrive- en SharePoint-data.
Hoe 4T Solutions uw data beschermt
Bij 4T Solutions geloven we in zekerheid. Onze SharePoint backup oplossing (via Dropsuite) maakt automatisch kopieën van al uw SharePoint-sites, OneDrive-bestanden en Teams-data. Deze data wordt versleuteld opgeslagen op een locatie los van Microsoft.
De voordelen van onze oplossing:
- Onbeperkte bewaartermijn: U bepaalt zelf hoe lang data bewaard blijft, niet Microsoft.
- Snel herstel: Is er een bestand weg? Met een paar klikken zetten we het terug, zonder dat de hele omgeving plat hoeft.
- Granulair herstellen: U hoeft niet een hele server terug te zetten; we kunnen specifieke mappen of zelfs één enkel e-mailtje herstellen.
Conclusie: Neem het heft in eigen handen
Vertrouwen op de prullenbak van Microsoft is als rijden zonder autogordel: het gaat goed zolang u niets raakt. Een externe SharePoint backup is uw verzekering tegen digitale ongelukken. Zorg dat uw bedrijfsgeheugen veilig is, wat er ook gebeurt.
Veelgestelde vragen over SharePoint Backup
Microsoft maakt back-ups voor hun eigen herstel (bijvoorbeeld als een datacenter uitvalt), maar deze zijn niet bedoeld om individuele bestanden van klanten te herstellen. U heeft hier geen directe toegang toe.
Met de standaard Microsoft-instellingen bent u beperkt tot enkele maanden. Met onze SharePoint backup oplossing kunt u in principe onbeperkt terug in de tijd, afhankelijk van uw instellingen.
Ja. Voor veel bedrijven is OneDrive de plek waar persoonlijke werkbestanden staan. Onze oplossing neemt zowel SharePoint, Teams als OneDrive mee in de dagelijkse back-up routine.
Absoluut. Omdat de back-up losstaat van uw live omgeving, kan ransomware er niet bij. U kunt uw bestanden eenvoudig terugzetten naar de staat van vóór de aanval.
De kosten zijn gebaseerd op het aantal gebruikers en zijn relatief laag in vergelijking met de kosten van dataverlies. Het is een kleine premie voor de continuïteit van uw bedrijf.