Office 365 backup: Waarom Microsoft je data niet beveiligt

Gebruikt jouw bedrijf Microsoft 365 voor e-mail, Teams, SharePoint en OneDrive? Dan ga je er waarschijnlijk vanuit dat Microsoft ook zorgt voor de backups van al deze data. Het is immers de cloud, dus het zal wel veilig zijn, toch? Helaas is dit een van de grootste en gevaarlijkste misverstanden in de moderne IT-wereld.

Het ontbreken van een goede, externe Office 365 backup is een enorm risico voor de continuiteit van je onderneming. Als je per ongeluk een belangrijk bestand wist, een boze medewerker data saboteert of je slachtoffer wordt van een hack, kan Microsoft je in de meeste gevallen niet helpen. Bij 4T Solutions zien we regelmatig dat bedrijven hier pas achter komen als het al te laat is.

In dit uitgebreide artikel leggen we uit hoe dit precies zit, wat het verschil is tussen synchronisatie en backup, en hoe je jouw bedrijfsdata wel veilig stelt.

Het grote misverstand: Gedeelde verantwoordelijkheid

Microsoft werkt met een model dat ze het “Shared Responsibility Model” noemen. Dit betekent simpelweg dat de verantwoordelijkheden verdeeld zijn:

• Microsoft zorgt voor de infrastructuur. Zij garanderen dat de servers blijven draaien, dat de software werkt en dat de stroom niet uitvalt in hun datacenters. Dit noemen we uptime.
• Jij bent als klant verantwoordelijk voor de data die op die servers staat. Jij beheert de toegang, de apparaten en de inhoud van de bestanden.

Als een medewerker per ongeluk een complete map met offertes verwijdert, ziet Microsoft dit als een legitieme actie. De prullenbak van Microsoft bewaart items slechts tijdelijk (standaard vaak 30 dagen). Daarna is het voorgoed weg als je geen externe Office 365 backup hebt draaien.

Waarom synchronisatie geen backup is

Veel ondernemers denken dat OneDrive of SharePoint fungeert als backup. “Het staat toch in de cloud?” is een veelgehoorde uitspraak. Maar er is een cruciaal technisch verschil tussen synchronisatie en een backup.

Synchronisatie betekent dat de huidige staat van je bestanden op al je apparaten gelijk wordt getrokken.
Stel je voor dat je computer besmet raakt met ransomware. Deze software versleutelt al je bestanden, waardoor ze onleesbaar worden. Omdat OneDrive continu synchroniseert, ziet het systeem dat de bestanden zijn “gewijzigd”. Vervolgens uploadt OneDrive deze kapotte, versleutelde bestanden direct naar de cloud en overschrijft daarmee je goede bestanden. Binnen enkele minuten zijn zowel je lokale bestanden als je cloud-bestanden onbruikbaar. Een echte Office 365 backup staat los van dit proces en stelt je in staat om terug te gaan naar het moment voor de besmetting.

3 scenario’s waarin je zonder backup in de problemen komt

Waarom raken bedrijven hun data kwijt in de cloud? Dit zijn de drie meest voorkomende oorzaken die wij in de praktijk zien:

1. Menselijke fouten

Dit is met afstand de nummer een oorzaak van dataverlies. Iemand overschrijft per ongeluk een belangrijk Excel-sheet, of schoont mappen op en gooit daarbij de verkeerde bestanden weg. Vaak kom je er pas maanden later achter dat je dat ene bestand nodig hebt. Dan is de prullenbak van Microsoft al lang geleegd.

2. Interne bedreigingen

Het is geen fijn onderwerp, maar het gebeurt vaker dan je denkt. Een medewerker die met ruzie weggaan of ontslagen wordt, kan uit wrok besluiten om e-mails, contacten of projectmappen te wissen voordat hij de deur uitloopt. Als je dit niet direct doorhebt, is de data definitief verloren.

3. Externe hackers en ransomware

Hackers richten zich steeds vaker op het MKB. Als ze toegang krijgen tot een beheerdersaccount, kunnen ze niet alleen data stelen, maar ook alles wissen om hun sporen uit te wissen. Zonder een externe Office 365 backup sta je dan met lege handen en is herstel vaak onmogelijk.

De oplossing: Dropsuite Backup via 4T Solutions

Om deze risico’s volledig af te dekken, heb je een externe backup nodig die losstaat van het Microsoft platform. Wij adviseren en implementeren een oplossing zoals Dropsuite. Dit systeem maakt meerdere keren per dag automatisch een kopie van al je e-mails, contacten, agenda’s, Teams-chats en bestanden.

De voordelen van een professionele Office 365 backup:

• Oneindig bewaren: Je kunt data van jaren geleden terugzetten, zelfs als de medewerker al lang uit dienst is en zijn licentie is opgezegd.
• Snel herstel: Met een simpele klik zet je een hele mailbox, een specifieke map of zelfs een enkel bestand terug op de originele plek.
• Veiligheid: De data staat op een andere fysieke locatie, versleuteld en wel. Dus zelfs als Microsoft een grote storing heeft, zijn jouw bestanden nog steeds veilig en toegankelijk.

AVG en wettelijke verplichtingen

Naast de praktische noodzaak is er ook een juridische kant. Het hebben van een betrouwbare Office 365 backup is vaak onderdeel van de verplichting om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens volgens de AVG (GDPR). Het verliezen van klantdata door het ontbreken van een backup kan worden gezien als een datalek. De boetes hiervoor kunnen flink oplopen.

Conclusie: Neem het heft in eigen handen

Vertrouwen op de prullenbak van Microsoft is als autorijden zonder autogordel. Het gaat goed zolang je niet botst, maar bij een ongeluk is de schade niet te overzien. Wil je zekerheid voor je bedrijf en je klanten? Zorg dan dat je data onafhankelijk is opgeslagen.

Bij 4T Solutions regelen we dit volledig op de achtergrond. Je merkt er niets van tijdens je dagelijkse werkzaamheden, totdat je het een keer nodig hebt. Dan ben je blij dat je de stap hebt gezet.

Wil je weten hoe wij jouw bedrijfsdata veiligstellen? Bekijk onze Exchange Backup oplossingen of neem contact op voor een vrijblijvende demo.