Microsoft 365 Tips: Haal jij wel alles uit je licentie?

Bijna elk bedrijf in Nederland werkt ermee: Microsoft 365 (voorheen Office 365). Maar als wij bij nieuwe klanten binnenkomen, zien we vaak hetzelfde patroon. Ze gebruiken Outlook voor de mail, Word voor brieven en Excel voor de cijfers. En daar stopt het.

Dat is alsof je een Ferrari koopt en er alleen mee naar de supermarkt rijdt in de eerste versnelling. Je betaalt voor een compleet pakket aan krachtige tools die je bedrijfsprocessen kunnen versnellen, maar je gebruikt ze niet.

Bij 4T Solutions helpen we bedrijven niet alleen met de installatie, maar ook met het gebruik. In dit artikel delen we 5 waardevolle Microsoft 365 tips die je direct kunt toepassen om efficienter te werken.

Waarom “gewoon werken” niet meer genoeg is

De manier waarop we werken is veranderd. We werken thuis, onderweg en op kantoor. We delen bestanden met klanten en vergaderen via video. De oude manier van werken (bestanden mailen naar jezelf, versie 1, versie 2, versie definitief) werkt vertragend en zorgt voor fouten.

Microsoft 365 is gebouwd voor deze nieuwe wereld. Maar je moet wel weten waar de knoppen zitten.

5 Functies die bedrijven vaak vergeten

Hier zijn de verborgen pareltjes van je abonnement.

1. Tegelijkertijd werken in documenten (Co-authoring)

Stuur jij nog steeds een Word-document rond naar drie collega’s voor feedback? En moet je daarna handmatig al die opmerkingen samenvoegen? Stop daarmee. Zet het bestand op SharePoint of OneDrive en deel de link. Nu kunnen jullie met z’n allen tegelijk in hetzelfde document typen. Je ziet elkaars cursor bewegen en wijzigingen zijn direct zichtbaar. Dit scheelt uren aan heen-en-weer mailen.

2. Microsoft Teams is meer dan videobellen

Veel mensen gebruiken Teams alleen voor vergaderingen. Maar de echte kracht zit in de ‘Teams’ en ‘Kanalen’. Maak een Team aan voor een specifiek project. Hierin kun je chatten (in plaats van mailen), bestanden delen en taken bijhouden. Alles staat op een plek. Nieuwe medewerker in het project? Voeg hem toe aan het Team en hij heeft direct toegang tot de hele geschiedenis.

3. Planner voor taakbeheer

Gebruik je nog Post-its of een Excel-lijstje voor je taken? Kijk eens naar Microsoft Planner. Dit is een digitaal takenbord (vergelijkbaar met Trello) dat al in je licentie zit. Je maakt taken aan, wijst ze toe aan collega’s en stelt deadlines in. Omdat het gekoppeld is aan je andere Microsoft 365 tips en tools, krijg je automatisch een melding in Teams als een taak bijna afloopt.

4. Bookings voor afspraken

Ben je het zat om vijf keer te mailen om een afspraak te plannen? (“Kan je dinsdag?” “Nee, woensdag?” “Ochtend of middag?”). Met Microsoft Bookings maak je een pagina waar klanten direct in jouw agenda een afspraak kunnen schieten. Ze zien alleen wanneer je beschikbaar bent. De afspraak verschijnt direct in je Outlook agenda en de klant krijgt automatisch een bevestiging.

5. OneDrive mobiele app als scanner

Deze tip is goud waard voor de administratie. De OneDrive app op je telefoon heeft een ingebouwde scanner. Heb je een bonnetje van een lunch of een getekend contract? Maak een foto met de app. Hij snijdt hem automatisch recht, maakt de tekst leesbaar en slaat hem op als PDF direct in de juiste map op de zaak. Nooit meer bonnetjes kwijtraken.

Conclusie: Begin klein

Je hoeft niet morgen je hele werkwijze om te gooien. Kies een van deze Microsoft 365 tips en probeer het eens uit met een klein groepje collega’s. Je zult zien dat het werk leuker en sneller wordt.

Loop je vast of wil je dat wij je omgeving eens goed inrichten zodat alles veilig en soepel werkt?

Bij 4T Solutions zorgen we dat techniek voor jou werkt, in plaats van andersom. Bekijk onze Microsoft 365 diensten voor meer informatie.