Kosten besparen op telefonie: Waarom VoIP de slimste keuze is

In een tijd waarin de marges onder druk staan en alles duurder wordt, van energie tot personeel, kijkt elke ondernemer kritisch naar de uitgaven. Waar kan het efficienter? Waar betalen we te veel? Een post die vaak over het hoofd wordt gezien, maar waar veel winst te behalen valt, is de bereikbaarheid. Wil je als ondernemer structureel kosten besparen op telefonie? Dan is blijven hangen in oude systemen geen optie meer.

Veel bedrijven betalen ongemerkt de hoofdprijs voor verouderde centrales, dure ISDN-lijnen en servicecontracten die eigenlijk niet meer nodig zijn. Als je nog belt via een traditionele centrale, gooi je waarschijnlijk elke maand geld weg. In dit artikel leggen we uit hoe je met de overstap naar VoIP niet alleen moderniseert, maar ook direct kunt kosten besparen op telefonie.

Weg met de fysieke centrale en bespaar direct

Vroeger had elk kantoor een grote grijze kast in de meterkast hangen: de telefooncentrale. Dit was een enorme kostenpost. Je moest hem kopen of leasen, en als er iets stuk ging, moest er een monteur langskomen met een hoog uurtarief. Daarnaast had je vaak een duur onderhoudscontract nodig om verzekerd te zijn van service. Dit maakt kosten besparen op telefonie met een oud systeem vrijwel onmogelijk.

Met VoIP bel je via het internet. De ‘centrale’ is geen kastje meer aan de muur, maar software die draait in de cloud. Dit betekent dat je geen dure hardware meer hoeft aan te schaffen. Geen afschrijvingen, geen risico op blikseminslag in de apparatuur en geen dure monteurs meer over de vloer. Alle updates en beveiliging worden centraal geregeld, zonder dat jij daar extra voor betaalt. Dit is de eerste en grootste stap om te kosten besparen op telefonie.

Betaal alleen voor wat je gebruikt

Traditionele telefonie was vaak star en ineffcient. Je kocht een centrale met capaciteit voor 20 lijnen, ook al had je maar 5 medewerkers. Of andersom: je groeide uit je jasje en moest een compleet nieuwe centrale kopen. Dat is zonde van het geld.

VoIP is volledig schaalbaar, wat essentieel is als je wilt kosten besparen op telefonie. Je betaalt per gebruiker, per maand. Komt er een nieuwe medewerker bij? Dan maken we met een paar klikken een nieuwe gebruiker aan. Gaat er iemand weg? Dan zetten we die licentie direct stop. Je betaalt dus nooit voor capaciteit die je niet gebruikt. Dit flexibele model past perfect bij de moderne bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat je grip houdt op de uitgaven.

Lagere gesprekskosten en geen dubbele abonnementen

Naast de vaste lasten, zijn ook de variabele kosten bij VoIP vaak een stuk lager. Bellen via het internet is efficienter dan via oude koperlijnen. Vooral als je zaken doet met het buitenland, zijn de besparingen enorm.

Daarnaast bellen collega’s onderling vaak gratis, zelfs als ze op verschillende locaties werken. Heb je een vestiging in Utrecht en een in Amsterdam? Of werkt de helft van je team thuis? Via VoIP bellen ze elkaar intern, zonder dat er tikken worden afgerekend. Omdat je gebruikmaakt van je bestaande internetverbinding, heb je ook geen aparte abonnementen meer nodig voor analoge of ISDN-lijnen. Die facturen kunnen dus direct de prullenbak in. Zo kun je op meerdere fronten tegelijk kosten besparen op telefonie.

Geen verborgen kosten voor wijzigingen

Herinner je je nog dat je vroeger de leverancier moest bellen als je de openingstijden wilde aanpassen of een nieuwe voicemail wilde inspreken? Vaak kreeg je daarvoor een factuur, omdat een engineer dit op afstand moest programmeren. Dit soort verborgen kosten zorgen ervoor dat de rekening aan het eind van het jaar toch weer tegenvalt.

Bij onze VoIP-oplossingen heb je zelf de regie, of wij regelen het voor je als onderdeel van de service. Het aanpassen van een keuzemenu, het instellen van een vakantiemelding of het doorschakelen van een nummer is softwarematig zo geregeld. Geen wachttijden en geen onverwachte facturen voor simpele wijzigingen. Ook dit draagt bij aan het doel om te kosten besparen op telefonie.

Meer dan alleen besparen

Hoewel kosten besparen op telefonie vaak de belangrijkste reden is om over te stappen, blijven klanten hangen vanwege de functionaliteit. Je krijgt voor minder geld namelijk veel meer terug. Denk aan koppelingen met je CRM-systeem (zodat je direct ziet wie er belt), een app op je mobiel waarmee je uitbelt met je vaste nummer, en voicemail die als mp3 in je mailbox komt.

Het is een van de weinige investeringen die zichzelf direct terugverdient. Je verlaagt je vaste lasten, je elimineert onderhoudskosten en je verhoogt de productiviteit van je medewerkers. Waarom zou je nog betalen voor de techniek van gisteren als je vandaag al kunt beginnen met kosten besparen op telefonie?