Exchange Online Backup: Is Uw Zakelijke E-mail Echt Veilig?
E-mail is de levensader van vrijwel elke moderne organisatie. Offertes, afspraken, contracten en interne communicatie: alles verloopt via Outlook. Omdat u Microsoft 365 gebruikt, gaat u er waarschijnlijk vanuit dat al deze data veilig is. Maar wat gebeurt er als een medewerker per ongeluk zijn hele inbox wist? Of als een virus uw mailserver gijzelt?
Zonder een specifieke Exchange Online backup bent u kwetsbaarder dan u denkt. Microsoft zorgt voor de infrastructuur, maar u bent verantwoordelijk voor de data die erin staat.
Het verschil tussen archiveren en back-uppen
Veel ondernemers verwarren de archieffunctie van Outlook met een back-up. Dit is een gevaarlijke misvatting. Een archief is slechts een verplaatsing van data om uw inbox op te schonen. Als u een gearchiveerde mail verwijdert, is deze na 30 dagen vaak definitief weg.
Een professionele Exchange Online backup maakt een kopie van uw data op een externe locatie. Dit betekent dat u altijd terug kunt vallen op een veilige versie van uw mailbox, agenda en contactpersonen, ongeacht wat er in de live-omgeving gebeurt.
Waarom is een externe back-up noodzakelijk?
Er zijn drie hoofdredenen waarom u niet zonder Exchange Online backup kunt:
- Menselijke fouten: Dit blijft de grootste oorzaak van dataverlies. Een medewerker schoont zijn mappen op en gooit per ongeluk die ene map met belangrijke juridische documenten weg. Pas maanden later komt u erachter. Zonder back-up is het dan te laat.
- Beveiligingsrisico’s: Hackers richten zich steeds vaker op e-mail. Als een account wordt gehackt, kan een aanvaller mails wissen om sporen uit te wissen. Met een Exchange Online backup herstelt u de situatie van vóór de hack.
- Wet- en regelgeving: Voor de Belastingdienst en juridische geschillen heeft u vaak een bewaarplicht van 7 jaar. Als u vertrouwt op de standaardinstellingen van Microsoft, voldoet u mogelijk niet aan deze eisen als data per ongeluk wordt gewist.
De oplossing van 4T Solutions
Wij maken gebruik van geavanceerde technologie (Dropsuite) om uw Microsoft 365 omgeving te beveiligen. Onze Exchange Online backup draait volledig automatisch op de achtergrond. U heeft er geen omkijken naar, totdat het moment komt dat u het nodig heeft.
Wat onze oplossing uniek maakt:
- Volledige dekking: We back-uppen niet alleen e-mails, maar ook bijlagen, agenda’s, taken en contactpersonen.
- Razendsnel zoeken: Zoekt u een mailtje van drie jaar geleden? Onze geavanceerde zoekfunctie vindt het binnen seconden terug in de back-up.
- Eenvoudig herstel: Met één druk op de knop zetten we verwijderde items terug in de originele mailbox.
Conclusie: Voorkom een digitaal drama
Uw e-mailgeschiedenis is het geheugen van uw bedrijf. Het verliezen van toegang tot cruciale correspondentie kan leiden tot financiële schade en reputatieverlies. Neem geen gok met uw bedrijfsgegevens. Kies voor de zekerheid van een managed Exchange Online backup.
Veelgestelde vragen over Exchange Online Backup
Microsoft heeft een map ‘Verwijderde items’, maar deze wordt standaard na 30 dagen definitief geleegd. Als u daarna iets nodig heeft, is het zonder externe back-up onmogelijk terug te halen.
Onze Exchange Online backup maakt meerdere keren per dag automatisch een kopie van nieuwe en gewijzigde items. Zo is uw dataverlies bij een incident minimaal.
Ja, dat is juist de kracht van onze oplossing. U hoeft niet een hele mailbox te herstellen (waarbij u recente mails zou overschrijven). U kunt heel granulair één bericht of één bijlage terugplaatsen.
Ja. Het hebben van een betrouwbare back-up en restore-procedure is een belangrijk onderdeel van de AVG (GDPR) wetgeving om datalekken en dataverlies te beperken.
Ja, ook gedeelde mailboxen (zoals info@ of sales@) worden meegenomen in de back-up routine, zodat algemene bedrijfscommunicatie veiliggesteld is.